Kondisi dilluar dari batasan normal dan Tindakan yang
dilakukan oleh team
Tiap-tiap kondisi yang berada diluar batasan normal mesti
di-address. Untuk melakukannya, dibuat
group yang disebut Action Team untuk
menentukan pe-rankin-an terhadap kondisi terjadi kelainan.
Biasanya, team akan meng-address
enam kondisi pada saat itu. Sehingga cakupannya tidak terlalu rapat dan untuk
mendapatkan hasil sedini mungkin.
keberhasilan ini dapat meyakinkan jika ditunjang oleh nilai lainnya yaitu kemampuan Action Team dan proses perbaikan secara menyeluruh.
Sebagai dasar team dalam
menentapkan kategori dan prioritasa pada tiap-tiap kondisi ada dua
kategori yaitu : kondisi dari
kebiasaan dan kondisi secara terpola. Ada empat tingkatan prioritas
yaitu : tindakan sekali sentuh, berat (sulit), sedang dan lambat.
Tindakan sekali sentuh` dapat dilakukan dengan secara
langsung tanpa biaya.
Buat tiap team dengan kemampuan
berbeda, tetapi biasanya team yang paling pertama terdiri dari orang-orang dari
tingkatan kepala-kepala divisi dan tingkatan manager, dan tingkatan dibawahnya
terdiri dari supervisor, engineer dan orang-orang pilihan diunit. Sehingga
mereka mempunyai pelabuhan (tempat bertanya) leader dan co-leader dari personel
unit dan difasilitasi oleh Team Improvement.
Guna dari Team ini adalah lipat
dua, pertama mereka yang akan meng-address kondisi utama. Hal ini merupakan
taktik memanfaatkan Team. Kedua, mereka yang akan mengajari anggota-anggotanya
bagaimana proses menyelesaikan permasalahan
dalam sebuah struktur kepemimpinan.
Kegunaan kedua merupakan strategi, untuk meyakinkan pekerja dilapangan
dapat melanjutkan dikemudian hari untuk menyelesaikan permasalahan tanpa
pimpinan dan assistance dari luar. Ketua anggota-anggota dari Team pertama
memimpin dan memfasilitasi Team-team berikutnya dan berbagai pengalaman mereka
dalam proses penyelesaian masalah.
Team Improvement akan mensupply
empat belas langkah proses pada Team Action untuk diikuti. Langkah 1-4 sepakat
dengan pembuatan team, langkah 5-12 sepakat dengan penyelesaian kondisi melalui
diskusi dan indentifikasi situasi atau area yang dibahas. Untuk mencapai
kesepahaman dari akar penyebeb dari kondisi yang ada. Team dapat menggunakan
alat seperti brainstorming, diagram
sebab dan akibat dan dengan berbagai voting. Dan langkah terakhir , 13-15
sepakat dengan kondisi unit sekarang sebagai
pijakan Team untuk dapat persetujuan dan menginplementasikan.